Louer votre premier espace de bureau est tout aussi excitant et terrifiant. Si vous travaillez à domicile, là où la plupart des petites entreprises démarrent, les dépenses supplémentaires peuvent être décourageantes. Cependant, laisser de côté les distractions et les exigences de la maison et de la famille peut faire une grande différence pour votre productivité et vous donner l’espace et la liberté d’embaucher plus de personnel.

Avant de vous lancer et de louer votre premier espace de bureau , vous devez définir vos besoins et votre budget. Voici ce que vous devez considérer.

Louer un espace dédié ou du coworking?

Si vous avez une petite équipe ou travaillez seul et que vous avez juste besoin de sortir de la maison, les espaces de coworking ont beaucoup à offrir. Ils sont prêts à l’emploi avec des bureaux et des chaises, une connexion Wi-Fi, un décor et offrent souvent des équipements comme du café et des collations. Il est plus abordable et pratique, et disponible dans la plupart des villes. Il évolue également pour s’adapter, de l’espace dans un environnement de coworking ouvert aux bureaux privés pour des centaines de travailleurs si vous choisissez un fournisseur bien établi comme Regus ou WeWork.

La location d’un bureau demande un peu plus d’efforts. Vous devrez prévoir un budget pour les meubles, l’électricité, les lignes téléphoniques, le Wi-Fi, la décoration et une cafetière.

Choisir le bon emplacement

Trouver de l’espace dans les zones rurales peut être difficile. Dans les villes, cela peut coûter cher. Si vous avez déjà du personnel, vous voulez un emplacement central facile d’accès. Les centres-villes ont tendance à être prestigieux, haut de gamme et ont des avantages de transport pratique, de restaurants de quartier, de boutiques, de gymnases et de bars pour se détendre et socialiser après le travail. Dans le même temps, la circulation et le stationnement peuvent être un cauchemar. En partie pour éviter ces problèmes, un nombre croissant de navetteurs se tournent vers le vélo. 1

Si une adresse municipale est absolument nécessaire, assurez-vous que le stationnement est accessible à votre équipe et aux clients potentiels.

Étant donné que le vélo au travail devient de plus en plus courant, assurez-vous que l’espace que vous choisissez dispose d’un parking pour les vélos.

Si le budget est une préoccupation, la création de succursales dans les petites villes ou banlieues peut être un bureau abordable et attrayant. Le marché d’Orlando, par exemple, est incroyablement cher. À environ 30 miles de là, le quartier historique de Sanford est un quartier de transition entouré de maisons victoriennes. De charmants bâtiments en briques anciennes abritent maintenant des brasseries artisanales et des restaurants haut de gamme indépendants, les bureaux sont une fraction du coût de la location à Orlando, le parking est abondant et il est suffisamment pratique pour attirer les meilleurs talents. 

Taille et disposition

Pour une entreprise en croissance, cela peut être la question la plus difficile à répondre. De combien d’espace de bureau avez-vous besoin ? Vous avez besoin de suffisamment d’espace pour accueillir le nombre d’employés que vous aurez jusqu’à la fin du bail. Si l’espace commence à se resserrer et que vous êtes enfermé dans un bail à long terme, vous avez des options aujourd’hui. Pour maximiser un espace plus petit, envisagez des horaires flexibles et des travailleurs à distance, qui sont des options attrayantes et pourraient vous aider à attirer de meilleurs talents.

Réfléchissez si vous aurez besoin des éléments suivants:
  • Salles de réunions
  • Une salle de pause
  • Salle d’allaitement
  • Cabines téléphoniques
  • Toutes les autres salles dédiées

Figure dépenses de bureau

La budgétisation de votre bureau peut être délicate. En plus du coût du bail, vous devrez peut-être verser des dépôts pour les services publics et les services, acheter des meubles, des fournitures de bureau et de la décoration. Aurez-vous besoin de machines de bureau, comme une imprimante commerciale ou un fax? Vous devrez également prendre en compte le coût d’achat ou de location pour ceux-ci.

La signalisation et les documents imprimés sont une autre considération. Au minimum, vous aurez besoin d’un nom de société et d’un logo sur la porte et des cartes de visite pour les employés. Vous pouvez également souhaiter une signalisation au bureau annonçant vos services ou des offres spéciales, des brochures et d’autres éléments d’information.

Faites une feuille de calcul pour les dépenses prévues et recherchez les domaines où vous pouvez réduire les coûts. Vous pouvez économiser de l’argent en posant les bonnes questions, telles que ce que le bail comprend et où les accords peuvent être négociés. Certains baux comprennent les services publics, la sécurité, les parties communes et le stationnement.

Vous devrez peut-être également prévoir un budget pour les réparations. Si un déménageur frappe un trou dans le mur tout en déplaçant un bureau, payez-vous cela ou votre bail comprend-il l’entretien du bâtiment?

Avant de vous installer sur un espace, assurez-vous de bien comprendre les petits caractères des baux des immeubles que vous envisagez. Ce qui est inclus – ou non – pourrait rendre ou casser l’abordabilité.

Personnalisez votre espace de bureau

C’est votre espace et vous voulez y être à l’aise. La peinture, le papier et les décorations suspendues sont généralement bien dans la plupart des conditions de location, mais avant de commencer à déchirer les murs et à installer des moulures, vérifiez le bail et vérifiez auprès du propriétaire.

Durée du bail

Vous pouvez économiser de l’argent en signant un bail plus long car le propriétaire peut facturer un taux inférieur par mois, mais l’espace sera-t-il suffisant dans un an? Cinq ans? Si vous êtes convaincu que l’espace est suffisant (ou si les conditions de sortie sont raisonnables), un bail à long terme peut être une bonne stratégie à long terme. Si les loyers augmentent, vous êtes enfermé, vous évitez les dépenses et les inconvénients de déménager, et qui veut vraiment déménager de toute façon? 

Stratégie de sortie

Si votre entreprise dépasse son espace avant la fin du bail, vous devrez comprendre comment vous pouvez légalement rompre le bail. Souvent, les baux contiennent des dispositions pour la sortie, assurez-vous simplement de savoir combien de préavis vous devez donner et combien cela coûtera. S’il n’y a aucune disposition dans le bail, assurez-vous de vous renseigner à leur sujet avant de signer.

Choisis sagement

Si vous décidez d’obtenir un espace de bureau, faites-le judicieusement. Considérez vos employés, qui ils sont ou qui vous êtes susceptible d’embaucher. Les jeunes peuvent être plus à l’aise dans un concept de bureau ouvert à la mode où ils peuvent collaborer; les personnes âgées peuvent préférer l’intimité de bureaux séparés. La culture de votre entreprise dépend fortement de la configuration et de l’ambiance de l’environnement. Plus vos employés sont à l’aise et à la maison, plus ils seront heureux. Leur bonheur se reflétera dans la qualité de leur travail et dans leur santé globale.